Guida alla Autocertificazione

• Cos'è l'autocertificazione
• Cosa si può autocertificare
• Attenzione
• Altre disposizioni di semplificazione amministrativa
• Moduli
• Normativa

Cos'è l'autocertificazione

L'autocertificazione sostituisce i certificati senza che ci sia necessità di presentare successivamente il certificato vero e proprio. La pubblica amministrazione ha l'obbligo di accettarle, riservandosi la possibilità di controllo e verifica in caso di sussistenza di ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto.

Vi sono pochi casi, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, in cui devono essere esibiti i tradizionali certificati: pratiche per contrarre matrimonio, rapporti con l'autorità giudiziaria, atti da trasmettere all'estero.

Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non possono più chiedere i certificati relativi alle voci sotto elencate.

Il divieto di richiedere certificati vale per le amministrazioni e non per i cittadini. Questi possono continuare a richiedere i certificati e le amministrazioni sono sempre tenute a rilasciarli.

Le amministrazioni e i gestori di servizi pubblici possono richiedere al cittadino solo i certificati che non possono essere sostituiti con l'autocertificazione, cioè i certificati medici, di conformità CE, di marchi o brevetti.

L'esibizione del documento di riconoscimento, per i dati in esso contenuti (nascita, residenza, cittadinanza, stato civile e codice fiscale, che sarà presente nella carta di identità elettronica) ha lo stesso valore probatorio dei corrispondenti certificati (art.45).

Le amministrazioni devono predisporre la modulistica per le dichiarazioni sostitutive con il richiamo alle sanzioni penali previste dall'art. 76 e l'informativa relativa al trattamento dei dati personali. Nella modulistica per le istanze vanno inserite le formule delle dichiarazioni sostitutive.

Cosa si può autocertificare

A)

• la data e il luogo di nascita,la residenza,lo stato di famiglia, la cittadinanza, lo stato civile (celibe/nubile, coniugato/a, vedovo/a, divorziato/a)
• l'esistenza in vita,la nascita del figlio,il decesso del coniuge, dell'ascendente o del discendente
• il godimento dei diritti politici,l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione
• titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualifica tecnica,
• situazione reddituale ed economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare del tributo assolto;
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente all'interessato,stato di disoccupazione;qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente o di casalinga, qualifica di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili.
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo, tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ecc.
• di non aver riportato condanne penali,non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali, tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri di stato civile

Le dichiarazioni di cui sopra non richiedono alcuna autenticazione da parte di pubblico ufficiale.

B)

Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà

Tutti gli stati, fatti a qualità personali non autocertificabili (non ricompresi alla lettera "A" precedentemente descritta) possono essere comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.
Si possono ad esempio dichiarare: chi sono gli eredi; la situazione di famiglia originaria; la proprietà di un immobile, ecc.
La dichiarazione che il dichiarante rende nel proprio interesse può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.

Può essere dichiarata anche la conformità della copia di un documento all'originale. La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, non può contenere manifestazioni di volontà (impegni, rinunce, accettazioni, procure) e deleghe configuranti una procura. Qualora risulti necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali dichiarati siano certificabili o accertabili da parte della pubblica amministrazione, l'amministrazione procedente entro quindici giorni richiede direttamente la documentazione all'amministrazione competente.

L'autenticità della firma delle istanze e di tutte le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà rivolte alle pubbliche amministrazioni o ai gestori di servizio pubblico viene sempre assicurata attraverso la firma di fronte al dipendente addetto oppure attraverso la presentazione o l'invio per fax allegando la fotocopia del documento d'identità della persona che l'ha firmata. la fotocopia va inserita nel fascicolo.

Rimane l'autenticazione con le modalità tradizionali davanti al notaio, segretario comunale, dipendente incaricato dal sindaco, cancelliere, dipendente addetto a ricevere la documentazione:

• per le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà rivolte a privati;
• per le domande relative alla riscossione di benefici economici (pensioni, contributi, etc.) da parte di un'altra persona.

Fate attenzione

Le istanze e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà:

• quando sono rivolte alle amministrazioni o ai gestori di servizi pubblici non vanno autenticate, ma solo sottoscritte davanti al dipendente addetto oppure presentate da un'altra persona o inviate per fax allegando la fotocopia del documento di identità della persona che le ha firmate.
• Rimane, dove prevista in precedenza, l'imposta di bollo sulle istanze;
• quando sono rivolte a privati vanno autenticate ed è dovuta l'imposta di bollo sulle istanze;
• le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte con la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico attraverso la carta di identità.

Dov'è utilizzabile
L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà sono utilizzabili solo nei rapporti con le amministrazioni pubbliche intendendo tutte le Amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, province, comuni e comunità montane, I.A.C.P., camere di commercio e qualsiasi altro ente di diritto pubblico (compresi gli enti pubblici economici).
Sono inoltre utilizzabili nei rapporti con imprese esercenti servizi di pubblica necessità e di pubblica utilità (Poste, ENEL, Telecom, Aziende del Gas, ecc.).
L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non possono essere utilizzate nei rapporti con privati, a meno che questi non vi consentano.

Cosa fare se non viene accettata
Il pubblico ufficiale il funzionario dell'ufficio pubblico o l'incaricato di un pubblico servizio che non ammette l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, nonostante ci siano tutti i presupposti per accoglierla, incorre nelle sanzioni previste dall'art. 328 del Codice penale e rischiano di essere puniti per omissioni o rifiuto di atti d'ufficio.

Il cittadino dovrà, in primo luogo, accertare chi è il responsabile della pratica inoltrata, richiedendo nome, cognome e qualifica, inoltre è necessario conoscere il numero di protocollo della stessa e il tipo di procedimento attribuito.

Così come la Pubblica Amministrazione sa chi è il suo interlocutore, il cittadino, ha altrettanto diritto di sapere chi segue il procedimento che lo riguarda e come risalire agli atti relativi.

Ottenuti i dati, il cittadino dovrà richiedere, per iscritto, le ragioni del mancato accoglimento dell'autocertificazione o della dichiarazione sostitutiva .

Se entro trenta giorni dalla data della richiesta, il pubblico ufficiale o l'incaricato non compie l'atto e non risponde per esporre le ragioni del ritardo/rifiuto, scattano i presupposti per le sanzioni di legge. Scaduti trenta giorni, colui che si vedrà rifiutata la propria autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva si troverà nelle condizioni di denunciare semplicemente l'omissione di atti d'ufficio

Dichiarazioni non veritiere
Attenzione a non effettuare dichiarazioni non veritiere
L'amministrazione pubblica, può provvedere d'ufficio ad accertare la veridicità di quanto dichiarato dal cittadino.
E' evidente che le norme, semplificando l'azione amministrativa, vogliono anche creare fra Pubblica Amministrazione e cittadino, rapporti di fiduciosa collaborazione.
Il rilascio di dichiarazioni non veritiere è, d'altra parte, punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.

Altre disposizioni di semplificazione amministrativa

1. LA NASCITA DI UN FIGLIO
   I genitori, o uno di essi, possono dichiarare, entro 10 giorni dal parto, la nascita del proprio figlio presso il Comune di residenza, anche se la nascita è avvenuta in altro Comune.
   
   Si può anche dichiarare:
   
   1. al Direttore Sanitario del centro di nascita (ospedale, casa di cura), entro 3 giorni dal parto;
   2. all'Ufficiale di Stato Civile del Comune ove è nato il bambino, entro 10 giorni dal parto;
   3. all'Ufficiale di Stato Civile del Comune di residenza del padre quando questi abbia la residenza in un Comune diverso da quello della madre e a condizione che ella acconsenta, entro 10 giorni dal parto.
   
   
   
2. VALIDITA' DI CERTIFICATI
   Tutti i certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile rilasciati dai servizi demografici, hanno validità 6 mesi dalla data di rilascio.
   E' ammessa la presentazione delle certificazioni "scadute" purchè le informazioni contenute nei certificati stessi non siano variate.
   In questo caso, basterà apporre sul certificato una dichiarazione non autenticata, resa dal titolare dello stesso, che attesti che le informazioni contenute nel certificato, non hanno subito variazioni dalla data di rilascio. Ha validità illimitata ogni certificato non soggetto a modificazione (ad es.: certificati storici, di morte, titolo di studio).
   
   
3. ESTRATTI DEGLI ATTI DI STATO CIVILE
   La pubblica amministrazione, non può richiedere estratti di atti di stato civile al cittadino, ma dovrà procurarseli richiedendolo direttamente all'ufficiale di stato civile competente..
   
   
4. ACQUISIZIONE DIRETTA DEI CERTIFICATI
   Qualora l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare le autodichiarazioni, i certificati concernenti fatti, stati o qualità personali risultanti da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione, sono sempre acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente, su semplice indicazione da parte dell'interessato della specifica amministrazione che conserva l'albo o il registro.
   
   
5. DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE PRESENTATE DA CITTADINI STRANIERI Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano presentate da cittadini della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini Italiani.
   I cittadini extracomunitari, residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente, approvato con decreto del Presidente della Repubblica il 30 Maggio 1989, n. 233, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.
   
   
6. DOCUMENTO D'IDENTITA' IN SOSTITUZIONE DEI CERTIFICATI
   In occasione dell'accettazione della domanda, è vietato alle amministrazioni pubbliche, ai gestori ed agli esercenti di pubblici servizi, richiedere certificazioni che attestino dati o qualità già contenuti nel documento di identità.
   I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati.
   
   
7. PRODUZIONE DI COPIE AUTENTICHE
   La produzione di atti e documenti, sono pienamente equipollenti agli originali.
   L'autenticazione di un documento, può essere effettuata dal funzionario competente, dal quale è stato emesso l'originale, da quello presso il quale l'originale è depositato o conservato, o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonchè da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
   Nel caso in cui si debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione, dietro esibizione dell'originale.
   In questo caso, la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
   
   
8. AUTENTICAZIONE DI FOTOGRAFIA
   La fotografia, può essere autenticata direttamente dall'ufficio che rilascia il certificato, purchè sia presentata personalmente dall'interessato.
   L'autentica di una foto, può essere effettuata solo se richiesta espressamente da una norma di legge (passaporto, patente).
   
   
9. NOVITA' IN MATERIA DI RILASCIO DELLE CARTE D'IDENTITA' E PASSAPORTO
   La carta di identità, può essere rinnovata sei mesi prima della scadenza.
   Nei documenti di riconoscimento, non è più necessaria l'indicazione dello stato civile, a meno che non lo richieda espressamente l'interessato.
   Nel caso di genitori di minori non coniugati (sia conviventi che non conviventi) non è più necessario il nulla osta del Tribunale dei Minori.
   
   Affinchè la carta d'identità sia valida per l'espatrio, è sufficiente l'assenso di entrambi i genitori.

Moduli

Dichiarazione Sostitutiva di Certificazione Pdf 22 kb

Dichiarazione Sostitutiva dell'Atto di Notorietà Pdf 10 kb

Normativa

• D.P.R. 28 dicembre 2000 n° 445 Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445
• Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
• (Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 42 del 20 febbraio 2001, Supplemento Ordinario)